Trong nhiều gia đình, mọi việc "chạy" được là nhờ trí nhớ của một người – thường là mẹ hoặc vợ. Người đó nhớ ngày giỗ ông, nhớ hạn đóng học phí, nhớ hộ chiếu của con sắp hết hạn. Nhưng trí nhớ của một người thì có giới hạn, và khi người ấy bận, ốm hay đi xa, cả nhà dễ rơi vào cảnh "ơ, hôm nay là ngày đó à?".
Một sổ tay gia đình dùng chung giải quyết đúng chỗ này: đưa những việc cần nhớ ra khỏi đầu một người và đặt vào một nơi cả nhà cùng thấy, cùng sửa, cùng được nhắc.
Những việc cả nhà hay quên
Việc hay bị quên nhất thường không phải việc khó, mà là việc lâu lâu mới đến một lần. Việc hằng ngày như đưa con đi học thì không ai quên; còn việc một năm một lần, hay vài năm một lần, thì rất dễ trôi qua.
Có thể chia thành vài nhóm quen thuộc:
- Ngày quan trọng: ngày giỗ theo âm lịch, sinh nhật ông bà, bố mẹ, kỷ niệm ngày cưới. Ngày giỗ đặc biệt dễ nhầm vì mỗi năm rơi vào một ngày dương lịch khác.
- Giấy tờ có hạn: căn cước, hộ chiếu, bằng lái, thẻ bảo hiểm y tế, đăng kiểm xe. Thường chỉ đến lúc cần dùng mới phát hiện đã hết hạn.
- Khoản tiền định kỳ: điện, nước, internet, học phí, phí chung cư, bảo hiểm. Một khoản quên đóng có thể bị phạt chậm hoặc cắt dịch vụ.
- Bảo trì trong nhà: vệ sinh máy lạnh, thay lõi lọc nước, bảo dưỡng xe. Không làm thì không sao ngay, nhưng để lâu dễ hỏng và tốn tiền hơn.
- Sức khỏe: lịch tiêm của con, ngày tái khám, thuốc đang dùng, dị ứng của từng người.
Ví dụ rất thường gặp: cả nhà chuẩn bị đi du lịch nước ngoài, đến lúc làm thủ tục mới thấy hộ chiếu của con chỉ còn vài tháng hạn. Hoặc năm nay ai cũng tưởng người khác đã nhớ ngày giỗ, đến sát ngày mới cuống cuồng chuẩn bị. Những chuyện này không do ai cẩu thả, mà do thông tin nằm rải rác và không có ai "được giao" nhắc.
Sổ tay gia đình: sổ giấy, điện thoại hay ứng dụng chung?
Không có cách nào đúng cho mọi nhà. Điều quan trọng là chọn cách cả nhà chịu dùng. Mỗi cách có điểm mạnh, điểm yếu riêng:
| Cách ghi | Điểm mạnh | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Sổ giấy, lịch treo tường | Dễ dùng với ông bà, không cần điện thoại | Không tự nhắc, chỉ xem được khi ở nhà, dễ thất lạc |
| Ghi chú, lịch trên điện thoại cá nhân | Có nhắc, luôn mang theo | Chỉ một người thấy, đổi máy dễ mất, lịch thường không hỗ trợ ngày âm |
| Nhóm chat gia đình | Ai cũng đọc được | Tin nhắn trôi nhanh, khó tìm lại, không nhắc khi đến hạn |
| Ứng dụng sổ tay gia đình dùng chung | Cả nhà cùng xem, tự nhắc, tìm lại nhanh | Cần vài phút làm quen lúc đầu |
Sổ giấy vẫn có chỗ đứng, nhất là với người lớn tuổi. Nhưng nếu muốn được nhắc tự động và nhiều người cùng xem, một sổ tay gia đình online sẽ đỡ việc hơn nhiều. Bạn vẫn có thể kết hợp: dùng ứng dụng để lưu và nhắc, in danh sách ngày giỗ dán ở nhà cho ông bà xem.
Khi chọn ứng dụng, nên để ý vài điểm: có hỗ trợ ngày âm lịch không, có mời được người thân cùng dùng không, có nhắc trước hạn không, và dữ liệu có được giữ riêng tư trong gia đình không.
Chia việc và nhắc đúng người
Ghi lại mới là một nửa. Nửa còn lại là ai chịu trách nhiệm việc nào. Một danh sách dài mà không gắn với ai thường kết thúc bằng câu "tưởng anh/em làm rồi".
Cách đơn giản là chia theo thế mạnh của từng người:
- Bố lo xe cộ, đăng kiểm, bảo trì đồ điện.
- Mẹ lo học phí, lịch tiêm, giấy tờ của con.
- Con lớn tự theo dõi lịch học thêm, hạn nộp hồ sơ của mình.
- Việc chung như ngày giỗ, sinh nhật ông bà thì cả nhà cùng được nhắc.
Trong LifeBook, mỗi gia đình có danh sách thành viên riêng. Khi tạo nhắc nhở, bạn có thể chọn thành viên liên quan để cả nhà biết việc này của ai. Nhắc nhở được gửi qua email và thông báo trên điện thoại, nên người phụ trách không cần mở ứng dụng mỗi ngày mới biết sắp đến hạn.
Một mẹo nhỏ: với việc quan trọng, hãy đặt nhắc trước đủ sớm. Hộ chiếu nên nhắc trước vài tháng, học phí trước một tuần, ngày giỗ trước vài ngày để kịp chuẩn bị. Nhắc đúng lúc quan trọng không kém nhắc đúng người.
Bắt đầu trong 10 phút
Đừng cố nhập hết mọi thứ ngay ngày đầu. Bắt đầu với những việc dễ quên nhất, rồi bổ sung dần mỗi khi gặp:
- Phút 1–2: tạo tài khoản và tạo gia đình, sau đó gửi mã mời cho vợ/chồng hoặc bố mẹ.
- Phút 3–5: thêm 3–5 ngày quan trọng nhất – các ngày giỗ (nhập theo âm lịch) và sinh nhật người thân.
- Phút 6–8: thêm 2–3 giấy tờ có hạn gần nhất, ví dụ căn cước, hộ chiếu, bảo hiểm y tế.
- Phút 9–10: thêm các khoản đóng tiền hằng tháng như điện, nước, internet, học phí.
Sau tuần đầu, mỗi khi nhận một hóa đơn mới, một giấy hẹn tái khám hay mua thêm thiết bị, hãy ghi ngay vào sổ. Chỉ sau vài tuần, cuốn sổ tay gia đình sẽ đủ đầy mà không ai thấy mất công.
Một cuốn sổ tay chung không làm việc nhà ít đi, nhưng giúp cả nhà không phải nhớ thay nhau. Khi thông tin nằm ở một chỗ và nhắc đúng lúc, người hay phải nhớ nhất trong nhà cũng được nhẹ gánh hơn.